Unidad de Planeamiento y Desarrollo Institucional

La Unidad de Planeamiento y Desarrollo Institucional depende jerárquicamente del Ministro y estará a cargo de un Jefe. Corresponde a esta unidad apoyar a los niveles jerárquicos superiores del Ministerio en los procesos de toma de decisiones, mediante la aplicación de mecanismos de programación, coordinación e información, que faciliten el funcionamiento de un sistema de planificación estratégico y operativo. Para la ejecución de funciones administrativas coordinará con la Dirección General.

Misión

Apoyar a los niveles jerárquicos superiores del Ministerio en los procesos de toma de decisiones mediante la aplicación de mecanismos de programación, coordinación e información eficientes, que faciliten el funcionamiento de un sistema de planificación estratégica y operativa.

Visión

Facilitar el uso de la planificación como instrumento de desarrollo institucional e incorporar y legitimar esta disciplina como parte del funcionamiento del Ministerio en su conjunto, incluyendo a las representaciones diplomáticas en el exterior. La planificación será un instrumento adecuado para la administración en el uso racional de los recursos y en el logro de los objetivos y metas planteadas a mediano y largo plazos.

Objetivos

• Formular, coordinar y definir políticas, objetivos, estrategias y planes de acción en las áreas técnicas y administrativas, para el desarrollo y modernización del Ministerio y el mejoramiento de sus procedimientos de trabajo.
• Diseñar el sistema de planificación estratégica y operativa institucional, incluyendo las etapas de diagnóstico, programación y evaluación.
• Propiciar el establecimiento de mecanismos de coordinación flexibles, que posibiliten el mantenimiento de canales de comunicación fluidos y permanentes entre las unidades administrativas y técnicas de la Cancillería y entres éstas y las representaciones diplomáticas y consulares.
• Colaborar en la aplicación de metodologías para el eficiente uso alternativo de los recursos institucionales y la búsqueda de una distribución en forma racional, según las prioridades y requerimientos institucionales.
• Apoyar a la Dirección Superior en la formulación y ejecución de políticas institucionales en las áreas sustantivas y de apoyo.

Principales Funciones

• Formular, coordinar y definir políticas, objetivos, estrategias y planes de acción en las áreas técnicas y administrativas, para el desarrollo y modernización del Ministerio, y el mejoramiento de sus procedimientos de trabajo, atendiendo directrices de la dirección superior y mediante la elaboración de documentos, instructivos y planes de trabajo institucionales.
• Diseñar y establecer mecanismos de coordinación que posibiliten el mantenimiento de canales de comunicación fluidos y permanentes entre las unidades técnicas y administrativas de la Cancillería, y entre éstas y las representaciones diplomáticas y consulares, a fin de integrar la ejecución de las tareas institucionales.
• Apoyar la ejecución y coordinación de las políticas y lineamientos contenidos en el Plan Nacional de Desarrollo, desagregando los programas y acciones institucionales contenidas en este documento, correspondientes al Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto.
• Dirigir el proceso de formulación de los planes estratégicos y de los planes anuales operativos, a fin dotar al Ministerio de instrumentos de programación y ejecución sistemáticos, atendiendo lineamientos y directrices de la Dirección Superior.
• Coordinar con las distintas unidades del Ministerio la ejecución de los planes operativos, estableciendo criterios de control de seguimiento y evaluación a los resultados obtenidos en la Cancillería y en las representaciones diplomáticas del Servicio Exterior.
• Cuantificar el grado de avance de la gestión institucional mediante el uso de indicadores de gestión y otros instrumentos de medición aplicados a los planes estratégicos y operativos.
• Apoyar el proceso de formulación del presupuesto institucional mediante la identificación de los objetivos, metas, indicadores y productos que debe presentar el Ministerio ante la Dirección General de Presupuesto Nacional. A tal efecto, coordinar con las distintas unidades la elaboración de sus programas.
• Coordinar con el Departamento Financiero el proceso de evaluación del presupuesto institucional y atender lineamientos de la Dirección General de Presupuesto Nacional en esta materia.
• Asesorar a las máximas autoridades y demás dependencias del Ministerio en la búsqueda y aplicación de métodos para el incremento de la productividad y en la adecuada coordinación de asuntos técnicos y administrativos, por medio del análisis de los procesos de trabajo de las distintas unidades.
• Evaluar y corregir el uso de los recursos institucionales, a fin de proponer modificaciones a los programas presupuestarios, en coordinación con la Oficialía Presupuestal.
• Apoyar el cumplimiento de las Leyes que establecen la normativa para la constitución y funcionamiento de la Comisión Institucional de Control Interno (CICI), cuyo objetivo principal será normar y coordinar la creación, aplicación y evaluación del Sistema Institucional de Control Interno, con el fin de coadyuvar con una administración eficaz.
• Asesorar a la Comisión Institucional de Control Interno (CICI) en lo relativo al cumplimiento de directrices y lineamientos establecidos en la normativa de control interno, emitidos por la Contraloría General de la República.