Proveeduría Institucional

La proveeduría institucional contará con una estructura organizativa básica que le permita cumplir en forma eficiente y oportuna con las funciones de tramitación de los procedimientos de contratación administrativa, de almacenamiento y distribución de bienes y de levantamiento y confección del inventario permanente de todos sus bienes, para lo cual el Ministerio deberá adoptar las medidas que correspondan para dotar a dicha unidad de los recursos humanos y materiales indispensables.

Misión

Satisfacer las necesidades de la administración, mediante la adquisición de bienes y servicios de calidad.

Visión

Mantener un estricto nivel de calidad y control interno en los diferentes procesos, con el propósito de llegar a ser la mejor Proveeduría del Gobierno Central.

Objetivo General

Planificar, dirigir y controlar las diferentes etapas del proceso de adquisición y distribución de los bienes y servicios de Ministerio del Relaciones Exteriores y Culto; dentro de la normativa y procedimientos establecidos para este fin, manteniendo un registro actualizado y detallado de todos los activos de la institución, satisfaciendo el interés público.

Objetivos Específicos

• Lograr un equipo de trabajo comprometido con la institución.
• Mantener un ambiente de motivación y solidaridad.
• Cambiar el concepto negativo que se tiene del departamento.
• Mantener un programa de capacitación y refrescamiento de la normativa.

Principales Funciones

• Recibir, tramitar y custodiar toda clase de documentos y expedientes relacionados con sus funciones y proceder a su archivo cuando corresponda. De acuerdo al “Reglamento para el Funcionamiento de las Proveedurías Institucionales de los Ministerios del Gobierno” Decreto Ejecutivo Nº 30640-H de 27 de junio del 2002, reformado por Decreto Ejecutivo número 31483-H de 19 de agosto del 2003, se crearon dos áreas, Control y Programación y Contrataciones.
• Atender consultas que le formulen las diversas personas públicas o privadas relacionadas con sus funciones.
• Realizar las labores de Planeamiento y/o programación que correspondan para el mejor desempeño de sus funciones.
• En compras directas y licitaciones, confeccionar el cartel o pliego de condiciones y tramitar el procedimiento hasta la emisión del pedido de compra.
• Tramitar los procedimientos de remate para vender o arrendar bienes muebles, inmuebles, o semovientes.
• Recibir, custodiar y dar seguimiento a las garantías de participación y cumplimiento presentadas por los participantes en los diversos procedimientos de contratación, y recomendar en el ámbito interno del Ministerio lo pertinente en punto a su ejecución o devolución, según corresponda.
• Proceder a las labores de recepción, almacenamiento y distribución de bienes que interesen al respectivo Ministerio.
• Ejercer control y darle el debido seguimiento actualizado a través de un Inventario permanente a todos los bienes del Ministerio, según la reglamentación o manuales técnicos que se dicten sobre el particular.
• Mantener actualizada, con la coordinación estrecha de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, un sistema electrónico de procesamiento de datos confiable y suficiente (Sigaf y Compra Red), que le permita por medio de registros fidedignos, realizar las funciones que le competen, y, de manera especial, brindar información a los administrados, comunicar actos de procedimiento y recibir ofertas y sus aclaraciones, que garantice la identificación y certeza del emisor y receptor, la hora, fecha y el contenido del mensaje, según las facultades y límites que permite la legislación vigente.
• Elaborar y publicar el programa anual de adquisiciones y sus modificaciones.
• Le corresponde asegurar que las actividades para la adquisición, custodia y distribución y control de materiales de la institución se den adecuada, ágil y oportunamente.
• Elaborar los contratos con los que se dará la evaluación y el seguimiento de los servicios contratados.
• Realizar el proceso de compra y abastecimiento de materiales, equipo y servicios para las actividades generadas por la institución de conformidad con las disposiciones establecidas por los órganos competentes, garantizando el cumplimiento de las leyes y normas que rigen la materia.
• Llevar el control de los bienes adquiridos y realizar inventarios periódicos de las existencias, estado de los bienes en desuso y registro de donaciones de materiales y equipo.
• Distribuir y registrar la entrega de materiales con base en las demandas de las diferentes dependencias de la institución, de acuerdo a las solicitudes presentadas por cada dependencia.