Autenticación de Firmas en Documentos Oficiales

Departamento de Autenticaciones

Le corresponde dar fe de la legitimidad de las firmas de todos los documentos provenientes del extranjero para que sean admisibles y reconocidos oficialmente en Costa Rica, así como los expedidos en el país que vayan a surtir efectos jurídicos en el extranjero. Sin embargo los documentos que vengan apostillados no requieren de traerlos a esta Cancillería para que sean reconocidos en Costa Rica, en caso de venir en idioma diferente al español, deberá localizar un traductor oficial a través de nuestra página web, y esa traducción tampoco requiere traerla a autenticar. 

Ubicación

El Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto se encuentra entre avenidas 7-9, Calles 11-13 en San José, o al costado Este del Instituto Nacional de Seguros (INS) frente al Parque España. El Departamento de Autenticaciones se ubica al costado norte del Ministerio.

Sala de recepción y entrega de documentos a autenticar

En dicha área hay una ventanilla de información a la cual debe dirigirse para una revisión previa de la documentación, posteriormente debe tomar una ficha y esperar a ser atendido por alguno de los funcionarios que se encuentran en las ventanillas No. 1, No. 2 y No. 3. La ventanilla No. 2 es de trámite preferencial según ley 7600, para adultos mayores, señoras embarazadas o con niños en brazos y funcionarios de las Misiones Diplomáticas y/o Consulares acreditadas en Costa Rica.

El trámite no es personal por lo que no se requiere de presentar autorización alguna para ser tramitado por otra persona.  Es importante aclarar que de acuerdo a la jurisprudencia en materia de atención a la Ventanilla Preferencial, el usuario que invoque su derecho a ser atendido, deberá tramitar sólo documentos que se refieran directamente a esa persona y no de un familiar, o tercero interesado. 

Servicio de CORREOS DE COSTA RICA

En la entrada hay un cubículo de CORREOS DE COSTA RICA, donde se pueden adquirir los timbres que se requieren para los trámites a realizar en este Departamento.  Es importante anotar que el servicio de venta de timbres por parte de CORREOS DE COSTA RICA, es un servicio extra, ya que su importancia recae especialmente en que los usuarios que no deseen regresar a retirar sus documentos, pueden coordinar con esta oficina a efecto de que ellos retiren sus documentos y se los haga llegar  a la oficina de CORREOS DE COSTA RICA más cercana que les indique el usuario.  Si por alguna razón el Estado Costarricense no emita más timbres para este tipo de trámite, los usuarios deberán realizar un depósito,  por cada documento de ¢625.00 ( seiscientos veinticinco colones exactos) en el Banco de Costa Rica a la cuenta 001-242476-2, y aportar el original del depósito una vez que se presente a realizar sus gestiones ante este Departamento.

Jefe del Departamento de Autenticaciones

Lic. Eduardo Cubero Barrantes

Email: ecubero@rree.go.cr

Horario

Lunes a viernes de las 8:00 a las 16:00 horas, jornada continua.

Correo electrónico: autenticaciones@rree.go.cr

Requisitos para cada documento a autenticar

Para todo documento debe aportar ¢ 625.00 en timbres por documento, que corresponden a:

  • Timbres de Parques Nacionales ¢500.00
  • Timbre especies fiscales ¢125.00

Los cuales se podrán adquirir en una ventanilla que tiene CORREOS DE COSTA RICA, dentro las instalaciones de la Cancillería.

En caso de que no hayan timbres de Parques Nacionales, podrán aportar sólo timbres fiscales o su correspondiente comprobante original del BCR.

Procedimiento de recibido de documentos por ficha

Indistintamente la cantidad de documentos, estos se recibirán, sin embargo de uno a cinco documentos la entrega se hará en cinco días hábiles, sin son más el funcionario de recepción, les indicará la fecha de entrega.   Para identificar su solicitud se  le proporcionará una boleta para identificar dicho recibido. En esta boleta debe anotarse el país de destino u origen,  y el nombre del titular del documento  donde está la firma que se desea legalizar. 

Tiempo de entrega

El trámite de autenticación es efectivo una vez que sean identificadas las firmas del documento original que se entregará en un lapso de cinco días hábiles después de ser recibido. Esto, siempre y cuando la cantidad de documentos a autenticar no exceda de 5.  Si la cantidad es mayor, dependerá del volumen de documentos en cola.

Autenticación de Firmas de Traductores Oficiales

Para autenticar  un firma  en   una traducción oficial realizada por un Traductor Oficial acreditado ante el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto,   la traducción debe estar acompañada por el documento original traducido y el traductor firmante  deberá estar debidamente registrado para este proceso  automatizado de autenticación de firmas (apostilla/leglaización).

Documentos que no fueron consularizados en el exterior:

En el caso de documentos que se encuentren en Costa Rica y no fueron debidamente tramitados ante la Oficina Consular de Costa Rica en el país de origen, se deberá coordinar con el Departamento Consular al correo electrónico: dconsular.rree@gmail.com Tel: (506) 22 23 75 55 extensión 175,177 ó 168 a efecto de que asesore si se puede o no realizar la tramitación. De ser positiva la respuesta se procederá a realizar las gestiones en conjunto con el Departamento de Autenticaciones quienes brindarán el apoyo de ser necesario.

Requisitos 

Documentos emitidos en Costa Rica que surtirán efectos jurídicos en el extranjero Títulos y notas profesionales

Todo documento emitido en el extranjero, y que haya sido autenticado a través de un cónsul de Costa Rica en el exterior,  deberá venir legalizado por el Cónsul de Costa Rica acreditado en el país de origen. Cada documento debe traer adjunto la siguiente una  boleta que indique claramente la firma del cónsul y si se canceló o no lo correspondiente al Arancel Consular

Cancelación de timbres consulares

Si no fueron pagados en el extranjero, deberán realizarlo mediante depósito bancario a la cuenta del Banco de Costa Rica No. 001-242481-9 en dólares y deberá presentar el comprobante original emitido por el Banco por separado para cada documento a autenticar.

Cuando el documento se encuentre en Costa Rica o en el extranjero y aún no ha sido tramitado por  la Oficina Consular, el interesado deberá presentar ante el Depto. de Autenticaciones el original del comprobante de depósito, hecho en la cuenta antes mencionada,  de acuerdo con lo que establezca el Arancel Consular, ello  con el fin de que se envíe un correo electrónico a la Oficina Consular para que proceda o continúe con el trámite.

  • Títulos y notas profesionales
    • Universidades Públicas
      Para autenticar el título profesional original sólo debe presentarlo para su trámite, siempre que cuenta con la respectiva firma de un funcionario del de la Vicerrectoría correspondiente. Para la autenticación de copias del título, notas o constancias, éstas deben ser legalizadas ante la Vicerrectoría correspondiente de la misma forma que un título original.

    • Universidades Privadas
      Para autenticar el título profesional original o copia, debe presentarlo para su trámite, siempre que cuenta con la respectiva firma de un funcionario del del MEP que está en el Edificio ROFAS, frente a emergencias del Hospital San Juan de Dios.
      Para la autenticación de notas o constancias, deben ser legalizadas ante un Notario Público, seguidamente debe dirigirse a la Dirección de Notariado (Edificio Sigma, costado Oeste del Mall San Pedro ).

    • Títulos y notas de escuelas y colegios públicos o privados
      El documento debe ser legalizado en el Ministerio de Educación Pública, en Control de Calidad del MEP, 100 metros norte del BCR en el Centro Colón.

  • Todo documento emitido por el Tribunal Supremo de Elecciones (Certificados de nacimiento, soltería, etc.) Previo a la autenticación, deberá contar con la firma de un funcionario debidamente acreditado ante este Departamento, por lo que se le deberá indicar al funcionario del TSE que le atiende, que dicho documento va para el exterior.

  • Documentos emitidos por otros profesionales en ejercicio particular
    Legalizar la firma del profesional en el Colegio Profesional respectivo al que está incorporado.

  • Documentos emitidos por Instituciones Públicas
    Para legalizar el documento este debe contar con la firma del funcionario debidamente acreditado ante el Departamento de Autenticaciones.

  • Documentos en los que intervenga un Notario Público
    Legalizar la firma del Notario ante la Dirección Nacional de Notariado.

  • Permisos para salida de animales
    Para autenticar el permiso debe contar con la firma de un funcionario del Departamento de Cuarentena Animal (SENASA-MAG), dirección: Barreal de Heredia Costa Rica de Jardines del Recuerdo 1KM al oeste y 400 al Norte en el Campus Universitario Benjamin Núñez , Apartado 3- 3006 Cenada, Central Telefónica 2260-8300 ext.2174 y 2038).

  • Documentos emitidos por la Corte Suprema de Justicia (OIJ, Tribunales de Justicia, etc)
    Para autenticar, el documento debe ser contar con la firma de la Secretaría de la Corte Suprema de Justicia en San José.

  • Certificación de antecedentes penales (hoja de delincuencia)
    Debe presentar el documento con la indicación: NIVEL INTERNACIONAL. Para autenticar, el documento debe ser contar con la firma de la Secretaría de la Corte Suprema de Justicia en San José.

  • Procedimiento para tramitar actas de defunción, cuya firma no haya sido emitida  por el Tribunal Supremo de Elecciones
    Deberá contar con la firma de cualquiera de las siguientes instancias administrativas: 
    *Vigilancia Epidemiológica del Ministerio de Salud, o en su defecto el Director de Salud de la región en donde se emitió el documento.
    * Colegio de Médicos y Cirujanos de Costa Rica.
    * Gerencia Médica de la Caja Costarricense de Seguro Social.