Departamento de Autenticaciones

Horario

Lunes a viernes de las 8:00 a las 16:00 horas, jornada continua.

Correo electrónico: autenticaciones@rree.go.cr

Ubicación

El Departamento de Autenticaciones se ubica en la entrada del costado norte del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, el cual se encuentra entre avenidas 7-9, Calles 11-13 en San José, o al costado Este del Edificio Central del Instituto Nacional de Seguros (INS) frente al Parque España.

Servicios de Autenticaciones:

  • Legalizaciones
  • Apostillas

Al Departamento de Autenticaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto de Costa Rica, denominado también Cancillería, cuyas siglas son MREC, le corresponde dar fe de la legitimidad de las firmas de los documentos provenientes del extranjero, que vengan firmados por un Cónsul de Costa Rica en el exterior, para que sean admisibles y reconocidos oficialmente en Costa Rica, así como los expedidos en el país que vayan a surtir efectos jurídicos en el exterior. Por ello es importante aclarar que, los documentos que vengan apostillados del exterior, no requieren ningún visto bueno por parte de esta Cancillería para que sean reconocidos en Costa Rica. Con respecto a los documentos que vienen en idioma diferente al español, se deberá localizar un traductor oficial a través de nuestra página web, y esa traducción tampoco requiere traerla a autenticar.

Igualmente un documento público emitido en otro Estado, no surtirá efectos en Costa Rica salvo que, haya sido debidamente legalizado por una dependencia del MREC, o bien, haya sido apostillado en el Estado que lo emite.

Es importante destacar, que ni el Cónsul de Costa Rica en el exterior, ni la Autoridad Apostilladora, certifica el contenido del documento para el cual se expidió, ÚNICAMENTE certifica la autenticidad de la firma, la capacidad del signatario y el sello o timbre que ostenta.

Servicio de recepción de documentos a autenticar

El usuario deberá tomar una ficha para su atención. El trámite no es personal por lo que no se requiere de presentar autorización alguna para ser tramitado por un tercero.

A través de esta página web y por medio de equipo de información ubicados en nuestra instalaciones, se brinda la información necesaria para que los usuarios verifiquen que sus documentos estén debidamente firmados por las Instituciones de Gobierno que las emitió, antes de pasar a las ventanillas, en donde un funcionario del Departamento de Autenticaciones, debidamente identificado, le hará una revisión previa de la documentación presentada, la cual de no cumplir con los requerimientos de Ley no podrá ser tramitado.

La ventanilla No. 1 es de trámite preferencial, para adultos mayores, señoras embarazadas o con niños en brazos. Si el documento no es propiamente del usuario que tiene dichas características, no se le podrá reconocer el derecho a un servicio preferencial. Toda vez que de acuerdo a la jurisprudencia en materia de atención a la Ventanilla Preferencial, el usuario que invoque su derecho a ser atendido, deberá tramitar sólo documentos que se refieran directamente a esa persona y no de un familiar, o tercero interesado.

Servicio de entrega de documentos autenticados

Cuando se realiza un trámite ante el Departamento de Autenticaciones, se le hace entrega al usuario de una boleta (comprobante de firma de documentos), donde se le indica claramente la fecha y hora de la entrega, con el fin de que la presente a la hora de retirar de acuerdo a los términos indicados.

Para este servicio, es necesario aclarar que si el usuario se presenta únicamente a retirar documentos, este no deberá tomar ficha; para esto, se ha instaurado la opción de entregar a un funcionario de Seguridad, debidamente identificado, el comprobante de entrega de documentos, con la finalidad de agilizar el trámite de dicho proceso.

Tiempo de entrega

El trámite de apostillar es efectivo una vez que sean identificadas las firmas del documento original que se entregará en un lapso de cinco días hábiles después de ser recibido. Indistintamente la cantidad de documentos, estos se recibirán, sin embargo de uno a cinco documentos la entrega se hará en cinco días hábiles, si son más, el funcionario de recepción les indicará la fecha de entrega ya que dependerá del volumen de documentos en trámite. Para la verificación de su solicitud, se le proporcionará una boleta para identificar dicho recibido.

Servicio de CORREOS DE COSTA RICA

Es importante anotar que el servicio de venta de timbres por parte de CORREOS DE COSTA RICA, es un servicio extra, ya que su importancia recae especialmente en aquellos usuarios que no puedan, por uno u otro motivo, regresar a retirar sus documentos, posteriormente pueden coordinar con esta oficina a efecto de que ellos retiren sus documentos y se los haga llegar a la oficina de CORREOS DE COSTA RICA más cercana que sea indicada por el usuario.

Autenticación de Firmas de Traductores Oficiales

Para autenticar una firma en una traducción oficial realizada por un Traductor Oficial acreditado ante el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, la traducción debe estar acompañada por el documento original traducido y el traductor firmante deberá estar debidamente registrado para este proceso automatizado de autenticación de firmas.

Efectividad

Documentos emitidos en Costa Rica que surtirán efectos jurídicos en el extranjero, deberán contar con la firma de un funcionario debidamente acreditado ante el Departamento de Autenticaciones.

Todo documento emitido en el extranjero, y que haya sido autenticado a través de un cónsul de Costa Rica en el exterior, deberá venir legalizado por el Cónsul de Costa Rica acreditado en el país de origen. Cada documento debe traer la información donde indique claramente la firma del cónsul, y si se canceló o no lo correspondiente al Arancel Consular.

Si no fueron pagados en el extranjero, deberán realizarlo mediante depósito bancario a la cuenta del Banco de Costa Rica No. 001-242481-9 en dólares y deberá presentar el comprobante original emitido por el Banco por separado para cada documento a autenticar.

Cuando el documento se encuentre en Costa Rica o en el extranjero, y aún no ha sido tramitado por la Oficina Consular, el interesado tiene la opción de presentar ante el Depto. de Autenticaciones el original del comprobante de depósito, hecho en la cuenta antes mencionada, de acuerdo con lo que establezca el Arancel Consular, ello con el fin de que se envíe un correo electrónico a la Oficina Consular para que proceda o continúe con el trámite.

Un documento público costarricense que no haya sido autenticado por el Ministerio de Relaciones exteriores y Culto, no surtirá ningún efecto en el extranjero.

Requisitos para autenticar

  • Títulos y notas profesionales
    • Universidades Públicas
      Para autenticar el título profesional original sólo debe presentarlo para su trámite, siempre que cuente con la respectiva firma de un funcionario de la Vicerrectoría correspondiente. En el caso de títulos académicos originales o copias, notas o constancias, que hayan sido emitidos, cuyas firmas se encuentren debidamente acreditadas ante el Departamento de Autenticaciones, no se requiere de llevarlo a la Vicerrectoría.

    • Universidades Privadas
      Para autenticar el título profesional original o copia, debe presentarlo para su trámite, siempre que cuenta con la respectiva firma de un funcionario del Ministerio de Educación Pública ( MEP), que está en el Edificio PLAZA ROFAS, frente a emergencias del Hospital San Juan de Dios..
      Para la autenticación de notas o constancias de estudio, deben ser legalizadas ante un Notario Público, seguidamente debe dirigirse a la Dirección Nacional de Notariado (Edificio Sigma, costado Oeste del Mall San Pedro).

    • Títulos y notas de escuelas y colegios públicos o privados
      El documento antes de traerlo a autenticar, debe ser tramitado en el Ministerio de Educación Pública, en Control de Calidad del MEP, 100 metros norte del BCR en el Centro Colón. Para mayor información puede comunicarse al 2547-5600.

    • Todo documento emitido por el Tribunal Supremo de Elecciones (Certificados de nacimiento, estado civil, etc.)
      Previo a la autenticación, deberá contar con la firma de un funcionario debidamente acreditado ante este Departamento, por lo que se le deberá indicar al funcionario del TSE que le atiende, que dicho documento va para el exterior.

    •  
  • Documentos emitidos en ejercicio particular de la profesión
    Legalizar la firma del profesional en el Colegio Profesional al que está incorporado.

  • Documentos en los que intervenga un Notario Público
    Tramitar la certificación de la firma del Notario Público, ante la Dirección Nacional de Notariado.

  • Permisos para salida de animales
    Para autenticar el permiso, debe contar con la firma de un funcionario del Departamento de Cuarentena Animal (SENASA-MAG), dirección: Barreal de Heredia Costa Rica de Jardines del Recuerdo 1KM al oeste y 400 al Norte en el Campus Universitario Benjamín Núñez , Apartado 3- 3006 Cenada, Central Telefónica 2587-1600.

  • Documentos emitidos por la Corte Suprema de Justicia (Registro Judicial, OIJ, Tribunales de Justicia, etc)
    Para autenticar, el documento debe contar con la firma de la Secretaría General de la Corte Suprema de Justicia, ese trámite se realiza únicamente en San José.
    En el caso de las certificaciones de Antecedentes Penales, se debe presentar el documento con la indicación: PARA USOS VARIOS INTERNACIONALES.

  • Procedimiento para tramitar actas de defunción, cuya firma no haya sido emitida por el Tribunal Supremo de Elecciones
    Deberá contar con la firma de cualquiera de las siguientes instancias administrativas:
    * Vigilancia Epidemiológica del Ministerio de Salud, o en su defecto el Director de Salud de la región en donde se emitió el documento.
    * Colegio de Médicos y Cirujanos de Costa Rica.
    * Gerencia Médica de la Caja Costarricense de Seguro Social.

¿Qué es la Apostilla de la Haya y para qué sirve?:

Apostilla es un término denominado en francés ¿ apostille ¿, que significa: certificar, autentificar o completar. Tiene por objeto simplificar la legalización de documentos para verificar su autenticidad, con el fin de que tengan validez a nivel internacional, haciendo innecesaria la legalización consular o diplomática u otro tipo de certificación adicional.

A través de la denominada Apostilla de la Haya, un país firmante del Convenio para la Eliminación del Requisito de "Legalización para Documentos Públicos Extranjeros o Convenio de la Haya" reconoce la eficacia jurídica de un documento público emitido en otro país firmante de dicho Convenio. Esta información la puede corroborar en el siguiente enlace:

Países suscriptores del Convenio de la Apostilla
* un país firmante
* Convenio para la Eliminación del Requisito de "Legalización para Documentos Públicos Extranjeros o Convenio de la Haya"

El trámite de Apostilla consiste en colocar sobre el propio documento público, una Apostilla que certificará internacionalmente la autenticidad de la firma de los documentos públicos expedidos en cada país miembro. Los países firmantes del XII Convenio de La Haya suprimiendo la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros del 5 de octubre de 1961 (Convenio de Apostilla), reconocen por consiguiente la autenticidad de los documentos que se han expedido en otros países y llevan la Apostilla.

La Apostilla de la Haya suprime el requisito de legalización diplomática y consular de los documentos públicos que se originen en un Estado firmante del Convenio y que se pretenda que tengan efectos en otro Estado también firmante.

Según lo establece el Convenio, los documentos emitidos en un país parte de este, que hayan sido legalizados con una Apostilla gozan de reconocimiento en cualquier otro país del Convenio sin necesidad de ningún otro tipo de autenticación.

¿Qué documentos se deben apostillar?

Todos los documentos públicos, emitidos en Costa Rica, que vayan a surtir efecto legal en otro Estado o Gobierno, excepto los documentos ejecutados por agentes diplomáticos o consulares.

Información importante sobre el servicio de Apostilla y servicio de Legalización

El MREC tiene a disposición del público dos medios alternativos de autenticación de firmas de un documento, para que surta efecto en el extranjero. Esto dependerá si el país de destino del documento a legalizar es o no es parte adherida al Convenio de la Apostilla.

  • Si el documento va dirigido a países que no son miembros del Convenio de la Haya, el interesado obtendrá la legalización tradicional que será colocada sobre el documento físico.
  • La autenticación debidamente otorgada será digitalizada y publicada para que pueda ser consultada y descargada en nuestro sitio web, mediante el servicio "Consulta de Legalizaciones". Previo a este proceso podrá verificar la información a través de un código QR, el cual emitirá información sobre la Apostilla emitida, y además dará información sobre el enlace a la página web, para que utilizando las claves impresas en el documento, se pueda accesar a más información.
  • Si el documento va dirigido a un país miembro del Convenio de la Haya, el interesado obtendrá la Apostilla, la cual será adherida al documento físico.
    Para consultar la apostilla debe utilizar el siguiente formulario. El Código y la Fecha se especifican en la apostilla: ver ejemplo de apostilla. Si necesita más información de cómo llenar el formulario, por favor leer el siguiente instructivo: Instructivo para consultar Apostillas y Legalizaciones.
  • La apostilla debidamente otorgada será digitalizada para que pueda ser consultada y descargada en nuestro sitio web, mediante el servicio ¿Consulta de Apostillas¿, utilizando las claves impresas en el documento.
  • El objetivo de este servicio de consulta de apostillas y legalizaciones es que, el solicitante de autenticación y cualquiera otro tercero interesado a quien vaya destinado el documento autenticado, pueda a través de esta página, comprobar la validez de una Apostilla o Legalización.
  • Cuando el interesado en verificar una autenticación, ingrese los elementos que unifican la autenticación (Clave de Apostilla/Clave de Legalización, Fecha de otorgamiento y Código de verificación).

Jefe del Departamento de Autenticaciones

Lic. Eduardo Cubero Barrantes

Email: ecubero@rree.go.cr